#3 Duidelijk afgebakende inschrijvingen
De opdrachtgever moet duidelijk afbakenen én beperken hetgeen hij van de inzendingen in de beide fases verwacht. Welke documenten moeten er precies geproduceerd worden, en wat moet het niveau van detail zijn indien er plannen worden gevraagd? Deze eisen moeten bindend zijn: aan bureaus die tegen de afspraken in een uitgebreider dossier indienen, moet hij duidelijk maken dat dit niet mee beoordeeld wordt.
In de eerste fase, de selectiefase, kan de opdrachtgever bijvoorbeeld vragen naar projectvisie, portfolio en/of referenties. Enkele A4’s kunnen voldoende zijn. Dit houdt immers geen ontwerp in; dit is pas aan de orde in de tweede fase.
In de tweede fase, de gunningfase, kan de opdrachtgever een diepgaander visie- en ideeontwerp vragen. De opdrachtgever doet er goed aan dit niet te beschouwen als het eindpunt van het ontwerpproces. Daarvoor is er immers, na de gunning, een uitgebreidere dialoog nodig tussen opdrachtgever en ontwerper.
De opdrachtgever vraagt daarom in de gunningsfase niet om té ver uitgewerkte projecten. In de competitiefase kiest de opdrachtgever voor een ontwerper met wie hij verder op pad wil gaan, en niet voor een volledig afgewerkt ontwerp. Een wedstrijdontwerp is dan ook geen volledig uitvoeringdossier.
Bij het vastleggen van de desiderata houdt de opdrachtgever tevens rekening met het voorwerp en de omvang van de opdracht, en de competenties en mankracht die zij als organisatie in huis heeft om de inschrijvingen te beoordelen. Goed omschreven desiderata leiden tot ontwerpen die beter aansluiten op de initiële vraag, en dus ook tot een efficiënter beoordelingsproces.
De opdrachtgever dient ook de vormcriteria van de inzendingen duidelijk te omschrijven. Er wordt het best gewerkt met duidelijke en verplichte vereisten: de schaal (bv. 1/200), het maximaal aantal vellen voor de verantwoording, de formaten van de presentatie. Niet de vorm maar de inhoud moet centraal staan.
#4 Een welomschreven projectambitie
Investeer als opdrachtgever ook in een goede projectdefinitie. Dat bevordert de efficiëntie van het ontwerp- en aanbestedingsproces, en verdient zichzelf bijgevolg terug.
#5 Een faire vergoeding
De opdrachtgever dient een faire vergoeding te voorzien voor de geselecteerden in fase 2. Bij het bepalen van die vergoeding, dient hij rekening te houden met de omvang en grootte van het project, de gevraagde inspanningen, en het aantal geselecteerde kandidaten.
#6 Goed afgewogen gunningscriteria
De inzendingen worden objectief beoordeeld op basis van een vooraf bepaalde puntendeling. Dit gebeurt op basis van een prijs-kwaliteitsverhouding, ook in termen van innovatie en duurzaamheid, in plaats van louter een prijscriterium.
#7 Duidelijkheid over de hoogte en inhoud van het ereloon
De opdrachtgever bepaalt en communiceert vooraf het voorgestelde ereloon, eventueel binnen een bepaalde prijsvork.
#8 Abnormaal lage inschrijvingen worden geweerd
Een prijzenslag leidt immers tot een afname van de kwaliteit van de geleverde diensten, ten nadele van de bouwheer.
#9 Een objectieve evaluatie door een transparante, professionele jury
De opdrachtgever zorgt voor een neutrale, vakbekwame en objectieve jury. Minstens 1/3 van de jury bestaat uit deskundigen zoals architecten, stedenbouwkundigen of planologen.
#10 Heldere, niet nodeloos bezwaarde procedures door beperkte administratieve formaliteiten en contracten
Momenteel moeten kandidaten voor veel prijsvragen telkens opnieuw dezelfde administratieve formaliteiten vervullen m.b.t. RSZ, BTW, jaarrekeningen…. Tijdens de selectiefase kan een verklaring op eer volstaan.
#1 Is een wedstrijd de juiste keuze?
Een wedstrijd is niet voor elke opdracht opportuun. Wie als opdrachtgever toch een ontwerpwedstrijd overweegt, laat zich best professioneel bijstaan.
#2 Een beperkte selectie d.m.v. een transparante tweetrapsprocedure
Open procedures, waarbij alle kandidaten in één fase met elkaar in competitie treden, leiden tot tientallen kandidaturen, hopen verspilde ontwerpenergie en een buitenproportionele werklast voor de evaluatie.