#2 Een beperkte selectie d.m.v. een transparante tweetrapsprocedure


Een procedure in twee trappen moet de norm worden. Zogenaamde open procedures, waarbij alle kandidaten in één fase met elkaar in competitie treden, leiden immers tot tientallen kandidaturen, hopen verspilde ontwerpenergie en een buitenproportionele werklast voor de evaluatie.

 

Een procedure in twee trappen kan hieraan verhelpen.

 

In een eerste, open fase, kan een opdrachtgever een beperkt aantal ontwerpers selecteren op hun ontwerpdeskundigheid m.b.t de opdracht, hun vakbekwaamheid en hun relevante ervaring. Dit kan op basis van een beperkte visienota, bijhorende gesprekken en een portfolio.

 

De geselecteerde ontwerpers werken vervolgens, in een tweede fase en na feedback van de opdrachtgever via een gesprek, het visie- en ideeontwerp verder uit tot een vooraf bepaald, bij voorkeur beperkt en duidelijk omschreven niveau, waarbij een vergoeding wordt voorzien in verhouding tot dat gewenste niveau. Het aantal geselecteerde bureaus moet beperkt blijven tot 3 tot maximum 5 bureaus.

 

De opdrachtgever moet duidelijk het verloop van de procedure in beide fases omschrijven en aan de deelnemers communiceren. Welke zijn de selectiecriteria? Welke zijn de gunningscriteria? Welke zijn de verschillende stappen? Wat is de timing? Is er een plaatsbezoek, een briefing en/of een projectverdediging? Hoe verloopt de jurering?


Onderteken hier het handvest


#3 Duidelijk afgebakende inschrijvingen

De opdrachtgever moet duidelijk afbakenen én beperken hetgeen hij van de inzendingen in de beide fases verwacht: de schaal (bv. 1/200), het maximaal aantal vellen, de formaten van de presentatie... Aan bureaus die tegen de afspraken in een uitgebreider dossier indienen, moet hij duidelijk maken dat dit niet mee beoordeeld wordt.

meer



#4 Een welomschreven projectambitie

Investeer als opdrachtgever ook in een goede projectdefinitie. Dat bevordert de efficiëntie van het ontwerp- en aanbestedingsproces, en verdient zichzelf bijgevolg terug.

meer



#5 Een faire vergoeding

De opdrachtgever dient een faire vergoeding te voorzien voor de geselecteerden in fase 2. Bij het bepalen van die vergoeding, dient hij rekening te houden met de omvang en grootte van het project, de gevraagde inspanningen, en het aantal geselecteerde kandidaten.

meer



#6 Goed afgewogen gunningscriteria

De inzendingen worden objectief beoordeeld op basis van een vooraf bepaalde puntendeling. Dit gebeurt op basis van een prijs-kwaliteitsverhouding, ook in termen van innovatie en duurzaamheid, in plaats van louter een prijscriterium.

meer



#7 Duidelijkheid over de hoogte en inhoud van het ereloon

De opdrachtgever bepaalt en communiceert vooraf het voorgestelde ereloon, eventueel binnen een bepaalde prijsvork.

meer



#8 Abnormaal lage inschrijvingen worden geweerd

Een prijzenslag leidt immers tot een afname van de kwaliteit van de geleverde diensten, ten nadele van de bouwheer.

meer



#9 Een objectieve evaluatie door een transparante, professionele jury

De opdrachtgever zorgt voor een neutrale, vakbekwame en objectieve jury. Minstens 1/3 van de jury bestaat uit deskundigen zoals architecten, stedenbouwkundigen of planologen.

meer



#10 Heldere, niet nodeloos bezwaarde procedures door beperkte administratieve formaliteiten en contracten

Momenteel moeten kandidaten voor veel prijsvragen telkens opnieuw dezelfde administratieve formaliteiten vervullen m.b.t. RSZ, BTW, jaarrekeningen…. Tijdens de selectiefase kan een verklaring op eer volstaan.

meer



#1 Is een wedstrijd de juiste keuze?

Een wedstrijd is niet voor elke opdracht opportuun. Wie als opdrachtgever toch een ontwerpwedstrijd overweegt, laat zich best professioneel bijstaan.

meer