#1 Is een wedstrijd de juiste keuze?
Elk bouwproject is een uniek, complex en vaak langdurend proces met verregaande budgettaire implicaties. Architecten spelen hierin een sleutelrol, zowel bij het ontwerp als bij de uitvoering.
Opdrachtgevers die herhaaldelijk bouwprojecten doen, hebben dan ook baat bij een langetermijnsrelatie met een (aantal) vaste architect(en). Het blijft de beste manier om tot kwaliteitsvolle bouwwerken te komen.
Andere opdrachtgevers- overheidsbedrijven zijn hier zelfs toe verplicht – geven er de voorkeur aan om een vrije marktconsultatie te doen om de beste oplossing te vinden voor hun specifieke vraag.
Ook dan echter is de opdrachtgever niet verplicht om een ontwerper aan te duiden op basis van een volledig uitgewerkt ontwerp. Ook een visie- en ideeontwerp, meer of minder ver uitgewerkt naar gelang het belang en de omvang van het project, is een voldoende basis voor de keuze voor een ontwerper.
De opdrachtgever dient er in elk geval naar te streven de verloren ontwerpenergie te beperken. Dit kan door duidelijk af te bakenen wat van de inzendingen wordt verwacht, en door het aantal geselecteerde bureaus dat een visie- en ideeontwerp uitwerkt, te beperken via een tweetrapsprocedure (zie punten 2 en 3).
Overweegt de opdrachtgever een ontwerpwedstrijd, dan vraagt hij zich best voorafgaandelijk af of hij ook over de competenties en mankracht heeft om dit oordeelkundig te organiseren en te evalueren. Indien dat niet het geval is, laat hij zich hiervoor best bijstaan.
#2 Een beperkte selectie d.m.v. een transparante tweetrapsprocedure
Open procedures, waarbij alle kandidaten in één fase met elkaar in competitie treden, leiden tot tientallen kandidaturen, hopen verspilde ontwerpenergie en een buitenproportionele werklast voor de evaluatie.
#3 Duidelijk afgebakende inschrijvingen
De opdrachtgever moet duidelijk afbakenen én beperken hetgeen hij van de inzendingen in de beide fases verwacht: de schaal (bv. 1/200), het maximaal aantal vellen, de formaten van de presentatie... Aan bureaus die tegen de afspraken in een uitgebreider dossier indienen, moet hij duidelijk maken dat dit niet mee beoordeeld wordt.
#4 Een welomschreven projectambitie
Investeer als opdrachtgever ook in een goede projectdefinitie. Dat bevordert de efficiëntie van het ontwerp- en aanbestedingsproces, en verdient zichzelf bijgevolg terug.
#5 Een faire vergoeding
De opdrachtgever dient een faire vergoeding te voorzien voor de geselecteerden in fase 2. Bij het bepalen van die vergoeding, dient hij rekening te houden met de omvang en grootte van het project, de gevraagde inspanningen, en het aantal geselecteerde kandidaten.
#6 Goed afgewogen gunningscriteria
De inzendingen worden objectief beoordeeld op basis van een vooraf bepaalde puntendeling. Dit gebeurt op basis van een prijs-kwaliteitsverhouding, ook in termen van innovatie en duurzaamheid, in plaats van louter een prijscriterium.
#7 Duidelijkheid over de hoogte en inhoud van het ereloon
De opdrachtgever bepaalt en communiceert vooraf het voorgestelde ereloon, eventueel binnen een bepaalde prijsvork.
#8 Abnormaal lage inschrijvingen worden geweerd
Een prijzenslag leidt immers tot een afname van de kwaliteit van de geleverde diensten, ten nadele van de bouwheer.
#9 Een objectieve evaluatie door een transparante, professionele jury
De opdrachtgever zorgt voor een neutrale, vakbekwame en objectieve jury. Minstens 1/3 van de jury bestaat uit deskundigen zoals architecten, stedenbouwkundigen of planologen.
#10 Heldere, niet nodeloos bezwaarde procedures door beperkte administratieve formaliteiten en contracten
Momenteel moeten kandidaten voor veel prijsvragen telkens opnieuw dezelfde administratieve formaliteiten vervullen m.b.t. RSZ, BTW, jaarrekeningen…. Tijdens de selectiefase kan een verklaring op eer volstaan.